SharePoint Online è la piattaforma in cloud di Microsoft utilizzata dalle aziende per archiviare, organizzare, condividere e gestire documenti e informazioni in un ambiente centralizzato e sicuro. Molte aziende scelgono di utilizzare questa piattaforma, perché non richiede infrastrutture server locali, è facilmente accessibile, semplice da utilizzare e ha un piano di costi trasparenti.

I problemi sorgono quando la mole di dati archiviati diventa imponente, perché negli anni si sono accumulati nel cloud decine e decine di file, che era utile condividere in un dato momento, ma che poi sono rimasti inutilizzati, occupando spazio e diventando un costo per l’azienda. File che potrebbero tornare utili e che quindi non si possono cancellare definitivamente.

Hot Archive di Keepit è la soluzione a questi problemi

Cos’è Hot Archive

Hot Archive è una nuova funzionalità aggiuntiva integrata nella soluzione di backup e ripristino di Keepit per Microsoft 365. Consente di trasferire i dati di SharePoint Online utilizzati raramente dall’ambiente di produzione a un sistema di conservazione a lungo termine all’interno di Keepit, mantenendoli al contempo pienamente accessibili grazie allo storage “sempre attivo” (hot storage) della piattaforma.

Come si usa Hot Archive?

• Individua i siti SharePoint o i singoli elementi che desideri conservare.
• Archivia i dati selezionati in un connettore di archiviazione dedicato all’interno della piattaforma Keepit.
• Crea automaticamente dei “puntatori” (stub) al posto dei dati nell’ambiente SharePoint di produzione.
• Rimuovi i dati di SharePoint Online, tramite script o manualmente.
• Accedi ai dati ogni volta che ne hai bisogno: puoi consultarli, visualizzarne un’anteprima, scaricarli o ripristinarli su richiesta.

Il risultato? Il tuo ambiente SharePoint di produzione diventa più snello ed economico da gestire, mentre i dati archiviati rimangono a portata di pochi clic, anziché finire in un archivio a lungo termine di difficile accesso.

Perché “HOT”?

L’archiviazione tradizionale considera i dati archiviati come elementi messi da parte: vengono trasferiti in uno “storage a freddo” (cold storage), il cui recupero comporta una certa complessità. Un esempio è proprio dato da SharePoint: i contenuti archiviati da più di sette giorni richiedono circa 24 ore per essere riattivati, la procedura deve essere gestita dall’amministratore di SharePoint e non dall’utente finale e inoltre, una volta riattivato, un contenuto non può essere nuovamente archiviato per diversi mesi.

Con Keepit Hot Archive, invece, i dati archiviati rimangono facilmente accessibili. È possibile ripristinarli su richiesta, senza alcuna restrizione nel trasferimento dei dati tra l’ambiente di produzione e l’archivio. I connettori di archiviazione sono integrati nella piattaforma Keepit, offrendo le stesse funzionalità di anteprima, download e ripristino già presenti in Keepit per Microsoft 365.

Hot Archive cambia le regole del gioco. Grazie a scansioni automatizzate, regole di esclusione e funzionalità di selezione dei dati, puoi creare connettori di archiviazione dedicati che contengono esclusivamente i dati da te scelti, con politiche di conservazione specifiche. Potrai quindi rimuovere tali dati dall’ambiente di produzione con la massima tranquillità, sapendo esattamente dove si trovano e come recuperarli senza alcuna difficoltà.

Il risultato è una riduzione dei volumi di dati nell’ambiente di produzione SharePoint, senza compromettere in alcun modo l’accessibilità ai dati archiviati all’interno di Hot Archive.

---